Nagrania dźwiękowe są obecnie wykorzystywane w znaczącej liczbie przypadków, w których konieczne jest zachowanie przebiegu rozmowy albo wypowiedzi. Mogą dotyczyć spotkań, rozmów zawodowych, badań, wywiadów albo innych wydarzeń, w trakcie których przekazywane są istotne informacje. Samo odsłuchanie pliku audio nie zawsze daje możliwość bardzo szybko znaleźć potrzebne fragmenty, zwłaszcza gdy materiał trwa kilka godzin i zawiera wiele wątków.
W takich sytuacjach przygotowywane są transkrypcje nagrań, czyli dokładne zapisy treści mówionej w formie tekstu. W trakcie ich budowy znaczenie ma nie tylko zapis słów, ale również zachowanie kolejności wypowiedzi oraz prawidłowe przypisanie ich konkretnym osobom.
Praktyka pracy z materiałami audio pokazuje, że prawie każde nagranie może stawiać inne wymagania. Inaczej wygląda opracowanie wyraźnej rozmowy prowadzonej przez dwie osoby, a inaczej zapis dyskusji, w której uczestniczy kilka osób jednocześnie. Problemem mogą być niewyraźne głosy, zakłócenia techniczne, dźwięki otoczenia albo fragmenty, w których rozmówcy wypowiadają się szybko (zobacz także: transkrypcje cennik). W tak zaistniałych okolicznościach niezbędne jest zachowanie ostrożności przy odtwarzaniu treści, ponieważ niewłaściwie rozpoznane frazę może przemienić sens całej wypowiedzi. Zapis powinien odzwierciedlać materiał źródłowy, a nie interpretować go według własnych zaleceń.
W określonych sprawach szczególne znaczenie ma transkrypcja do sądu, ponieważ dokument tego typu może być wykorzystywany w trakcie analizy materiałów związanych z postępowaniem. Przygotowanie takiego zapisu wymaga zwrócenia uwagi na szczegóły, takie jak dokładna kolejność zdań, wskazanie rozmówców a także oznaczenie miejsc, w których nagranie jest nieczytelne. Niektóre fragmenty mogą wymagać ponownego odsłuchania lub porównania z innymi częściami rozmowy. Ważne jest także zachowanie naturalnego przebiegu wypowiedzi, ponieważ sposób formułowania zdań, przerwy czy niedokończone myśli mogą posiadać znaczenie przy późniejszej ocenie treści.
Stenogramy przygotowuje się też w innych sytuacjach, gdy potrzebny jest pisemny zapis rozmów albo wystąpień. Mogą one dotyczyć zebrań, konferencji, przesłuchań lub wewnętrznych ustaleń prowadzonych w formie ustnej. W zależności od przeznaczenia dokumentu stosuje się różne sposoby zapisu, od wiernego odwzorowania wypowiedzi po bardziej uporządkowaną wersję ułatwiającą późniejsze czytanie. Ostateczna metoda uzależniony jest od rodzaju nagrania, oczekiwanego poziomu szczegółowości a także tego, jakie informacje mają zostać zachowane w gotowym tekście.
Więcej: transkrypcja nagrań.